Відповідно до Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» до 10 червня 2026 року мають бути передані відомості з паперових трудових книжок до Пенсійного фонду, шляхом їх сканування.

У п. 2 постанови правління Пенсійного фонду України від 01.06.2022 № 8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок» визначено, що першочергово мають бути передані відомості з трудових книжок, яким до настання права на пенсію за віком залишилося два і менше років, та працівників, у кого є трудова діяльність за період до першого липня 2000 року.

За наявності повної інформації в реєстрі застрахованих осіб про всі періоди трудової діяльності особи пенсію за віком буде призначено автоматично (без звернення особи) з дня, що слідує за днем досягнення пенсійного віку.

Відповідно до п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» та п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України 12.03.2021 № 11-1, передавати скан-копії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду може або працівник, або роботодавець, тобто безумовного обов’язку передачі відомостей з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду у роботодавця немає.

Оптимально сканування трудової книжки здійснити працівнику особисто через кабінет застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду (https://portal.pfu.gov.ua) або шляхом особистого звернення до територіального органу Пенсійного фонду. Адже після передачі скан-копій Пенсійний фонд може надіслати зауваження та висловити необхідність виправити записи або надати додаткові документи чи довідки. Роботодавцю відслідковувати по кожному працівнику такі зауваження досить важко, а якщо працівник ще й звільниться, то це породжує додаткові проблеми.

ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ ДО СКАН-КОПІЙ:

Скан-копія повинна бути кольорова;

Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;

Скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні —300 dpi);

Формат зображення має бути .jpg або .pdf;

Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

ВАЖЛИВО!

Паперова трудова книжка повинна бути оформлена відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 № 58.

 ФОРМУВАННЯ ТА ПОДАЧА СКАН-КОПІЙ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

ЧЕРЕЗ ВЕБПОРТАЛ

Користувачу, що зареєструвався на Порталі ПФУ за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП), надається можливість сформувати звернення на подачу скан-копій трудової книжки, підписати його ЕЦП та надіслати його до підсистеми ПФУ «Звернення».

При вході користувачу надається інформаційне повідомлення щодо підготовки скан-копій трудової книжки до початку формування звернення.

Далі для подачі до ПФУ скан-копії трудової книжки користувачу необхідно:

У розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудові відносини».

Заповнити форму звернення – вписати РНОКПП та ПІБ.

• Завантажити скановані файли трудової книжки для цього необхідно натиснути кнопку «Додати файл», по якій необхідно обрати тип файлу зі списку та прикріпити скан-копію документу. Для прикріплення надаються такі типи документів: трудова книжка або документи про стаж;
• Встановити мітку в чек-боксу «я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних», за замовчанням не заповнену, яку обов’язково повинно бути встановлено для збереження звернення.

Підписати ЕЦП та надіслати дані до ПФУ за допомогою кнопки «Відправити до ПФУ».

Після коректного відправлення до ПФУ користувачу надається повідомлення «Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ. Результат обробки звернення можна переглянути в розділі особистого кабінету «Мої звернення».